Normativa, condiciones de envío y presentación de comunicaciones

Contenido

Fechas importantes

Apertura de plazo para envío de comunicaciones
Cierre de plazo para envío de comunicaciones
Información de aceptación de comunicaciones
Información de presentación de comunicaciones

Condiciones Generales

El envío de comunicaciones de la Sociedad Española de Prótesis Estomatológica y Estética (SEPES) será únicamente a través de la plataforma habilitada para ello: https://congresosepes.org/2021madrid/

SEPES acepta evaluar para su Congreso Anual todas aquellas contribuciones relacionadas con la prostodoncia, la estética y otras materias odontológicas relacionadas con ellas, que no hayan sido publicadas o aceptadas para publicar con anterioridad a la remisión de las mismas. Con el envió, los autores de la comunicación se comprometen al cumplimiento de esta condición.

Con el envío de la comunicación, el autor declara que es de su conocimiento que SEPES no tiene fines de lucro y que su publicación tendrá carácter académico. Por tanto, el autor autoriza la difusión con el objeto exclusivo de divulgarla a la comunidad académica y científica, debiendo respetarse los derechos morales de autor y, en consecuencia, mantenerse la integridad del texto, título y de la información, salvaguardándose de mutilaciones o modificaciones diferentes a las necesarias para la publicación electrónica de la obra, que generen inexactitudes o que vulneren el contenido y la imagen. SEPES no se responsabiliza de las opiniones y/o interpretaciones vertidas en dichas grabaciones y/o las infracciones de los derechos de propiedad intelectual de terceros que ésta pudiera contener.

El envío de comunicaciones supone la aceptación explícita por parte de los autores del proceso de evaluación y decisión de SEPES. La organización se reserva el derecho de rechazar sin revisión aquellas comunicaciones que no cumplan con el formato de presentación o los criterios referidos de aceptabilidad.

No son aceptables aquellas comunicaciones que sean producto de la disgregación de un solo trabajo y aquellas que no cumplan las normas éticas 5 aceptadas internacionalmente. Se evitará el envío de los resultados de un mismo estudio en varias comunicaciones.

Las comunicaciones deben estar escritas y presentadas en español.

Recomendamos que envíe sus resúmenes con la suficiente antelación.

Las comunicaciones que no sigan las normas recogidas en este documento serán rechazadas.

Las comunicaciones que sean aceptadas deberán ser presentadas en el 50º Congreso Anual SEPES, del 9 al 11 de octubre de 2021.

Envío de Comunicaciones

El período de envío de comunicaciones es del 15 de marzo al 30 de junio de 2021. Todas las comunicaciones recibidas fuera de este plazo serán rechazadas.

Los resúmenes de todas las comunicaciones se enviarán exclusivamente a través del formulario online disponible en el apartado de comunicaciones de la página web del Congreso. Las enviadas por otros medios no serán aceptadas.

Será obligatorio cumplimentar el formulario online con el nombre y apellidos, teléfono, correo electrónico e institución del primer autor.

Una vez enviada la comunicación se podrán realizar cambios a través de la plataforma (https://congresosepes.org/2021madrid/) hasta el 30 de junio de 2021. A partir de esta fecha, puede contactar con la Secretaria Técnica del Congreso a través del correo electrónico congresos@meetandforum.com; aunque no es posible garantizar que fuera del plazo sea posible incluir los cambios solicitados en las respectivas comunicaciones.

El primer autor podrá aparecer como coautor en otras comunicaciones, pero sólo podrá presentar una comunicación oral o póster como primer firmante.

Si una comunicación es aceptada, el primer autor se compromete a su presentación. La comunicación estará firmada por un autor y, como máximo, cinco coautores.

La no presentación de alguna comunicación sin una causa justificada supondrá la exclusión del primer firmante de presentar comunicaciones en el Congreso Anual SEPES durante dos años.

Instrucciones para el envío

Título

Utilice el formato oración, usando únicamente mayúscula para la primera letra del título. Escriba un título breve que indique claramente la naturaleza del trabajo. El tamaño máximo del título es de 200 caracteres.

Autor principal e inclusión de coautores

El autor principal será siempre el usuario que está enviando la comunicación.

Indique el nombre y apellidos (preferiblemente dos apellidos) e institución a la que pertenece cada uno de los coautores de la comunicación.

El número máximo de coautores es cinco por comunicación. Por favor, asegúrese de que la información dada de cada coautor es correcta. 

Los coautores deben estar informados por el autor principal de que han sido incluidos como coautores en el trabajo enviado.

Los coautores deben incluirse con la primera letra del nombre y de los apellidos en mayúscula, el resto en minúscula.

Resumen de la comunicación

Los resúmenes deberán tener una extensión máxima de 400 palabras.

El resumen se estructurará en los siguientes apartados: introducción & objetivos, metodología, resultados y conclusiones. En el apartado de metodología se podrá describir tanto los procedimientos clínicos o de laboratorio como el material y método, en función de que la comunicación sea clínica o e investigación.

Cualquier conflicto de intereses en relación con la comunicación debe ser desvelado por los autores en su comunicación.

No se podrá incluir tablas ni imágenes. No corte ni pegue símbolos en el texto. Después de cada punto y aparte comience el párrafo siguiente sin ninguna línea adicional de separación. No escriba frases con mayúsculas ni subrayadas en el texto. No incluya citas bibliográficas.

Pueden utilizarse abreviaturas. Las abreviaturas poco conocidas irán seguidas de su significado, entre paréntesis, la primera vez que sean utilizadas.

Por favor, lea cuidadosamente su resumen antes de enviarlo.

Áreas

El autor deberá especificar para cada comunicación el área y el tipo de presentación en el que desea enviar su comunicación. Las áreas disponibles son:

  • Dolor Orofacial y Desórdenes Temporomandibulares.
  • Educación Odontológica.
  • Implantología.
  • Interdisciplinaridad.
  • Nuevas Tecnologías.
  • Materiales Dentales.
  • Prótesis Fija.
  • Prótesis Removible

Tipos de presentación

Los tipos de presentación disponibles para el envío de resúmenes son:

  • Comunicación Oral Clínica.
  • Comunicación Oral de Investigación.
  • Comunicación Póster Clínico.
  • Comunicación Póster de Investigación.

Las comunicaciones que no alcancen la puntuación para ser incluidas como orales serán consideradas para presentarse en la modalidad de póster, si así lo desea el primer autor.

Normas ético legales para la publicación de comunicaciones

Se deberá indicar en cada comunicación si se dispone del informe favorable del Comité de Ética de la Investigación (CEI), si está pendiente o si no se ha solicitado.

La normativa actual para la publicación de comunicaciones es:

  • Estudios clínicos: Informe favorable del CEI.
  • Estudios observaciones prospectivos y retrospectivos: Informe favorable del CEI.
  • Caso clínico: Consentimiento informado por escrito en el caso de presentar fotografías o grabaciones.

Revisión y Selección de Comunicaciones

Para garantizar un alto nivel científico, cada resumen será evaluado por cuatro revisores, quienes lo juzgarán desconociendo la identidad de los autores y su procedencia.

Los motivos habituales de rechazo son:

  • La comunicación no es un trabajo relacionado con la prostodoncia y/o la estética.
  • La naturaleza del problema no se especifica correctamente en el resumen.
  • El resumen está mal organizado y/o está incompleto, según la normativa establecida.
  • El trabajo ha sido publicado con anterioridad a la remisión de la comunicación.

Una vez recibidas todas las evaluaciones de las comunicaciones, el Comité Científica del Congreso SEPES elegirá, en función de la media de puntuación obtenida por cada uno, qué comunicaciones se aceptarán para su presentación de forma oral o póster y cuáles no serán aceptadas.

Notificación de Aceptación de Comunicaciones

Una vez realizada la selección por parte del Comité Científico, se notificará el resultado al primer autor vía mail a la dirección indicada en el sistema. La notificación recibida no podrá ser reclamada.

En las notificaciones de aceptación, se indicará el tipo de presentación final (comunicación oral, póster o SEPES Junior) y se especificará el día de la sesión y la hora de inicio de la misma.

Las comunicaciones no aceptadas por el Comité Científico se devolverán y las aceptadas pasarán a ser propiedad de SEPES.

Es responsabilidad del autor que defienda la comunicación inscribirse al Congreso Presencial SEPES 2021 para su presentación, según las cuotas establecidas.

En el caso de que no reciba notificación pasado el 27 de septiembre de 2021, debe contactar con la Secretaria Técnica del Congreso a través del correo electrónico congresos@meetandforum.com para verificar el estado de su comunicación.

Presentación de Comunicaciones

El primer autor es responsable de la presentación de la comunicación. En caso de imposibilidad, deberá designar a uno de los coautores para su presentación.

Comunicaciones orales

Todas las presentaciones se realizarán en Power Point o Keynote, con un único cañón y en una única pantalla. No se podrá usar ordenadores personales. En el caso de utilizar fuentes no habituales, deben estar incrustadas en la presentación. En el caso de incluir vídeos, también deben estar incrustados.

El día de la presentación es fundamental que pasen por la Secretaria de Medios Audiovisuales para que los técnicos informáticos tengan la posibilidad de adecuar la presentación en caso de que no se viera correctamente.

El tiempo de cada presentación será de diez minutos, dejando cinco minutos para discusión y cambio de ponente.

Para cada modalidad de comunicación oral (clínica, investigación y SEPES Junior) habrá un jurado especifico.

En cada sala de lectura de comunicaciones habrá una comisión evaluadora formada por tres miembros, de los cuales sólo puntuarán dos. El Presidente de cada sala, el socio de más edad, dará la palabra al autor, le comunicará el tiempo consumido, avisándole cuando le quede un minuto, concederá un minuto de cortesía en caso de necesidad y moderará el debate posterior.

Emitirán durante la sesión una primera evaluación individual de cada comunicación en un formulario de calificación preliminar. Al acabar la misma se reunirán para realizar una calificación global razonada, utilizando los formularios de calificación final que serán el acta de la reunión.

En caso de existir un gran número de comunicaciones, se establecerá más de una comisión evaluadora de esa modalidad. Para determinar la comunicación ganadora, en el caso de existir dos o más salas, la comunicación con mayor puntuación de cada sala competirá de nuevo ante todos los miembros del jurado de esa categoría.

El Presidente del jurado, el socio de más edad, comunicará directamente al Comité Científico, el fallo del jurado que será inapelable. Con posterioridad el informe quedará archivado en la sede de SEPES y podrá ser examinado por cualquier socio que lo demande.

Por tanto, se determinará el mejor trabajo en cada categoría: clínica, investigación y SEPES Junior. Éstos serán mantenidos en secreto hasta el acto publico en el que se darán a conocer los ganadores. También se dará una mención a la segunda mejor comunicación de cada categoría.

Pósteres

Los trabajos deberán presentarse con un tamaño de 90 centímetros de anchura, por 110 centímetros de altura. No se podrá utilizar ningún equipo audiovisual.

Los pósteres deberán ser colocados en el espacio asignado antes de las 13:00 horas del sábado 9 de octubre de 2021. Un delegado del Comité Organizador estará presente coordinando al personal auxiliar que informe a los autores y comprobando la correcta instalación y disposición del material. 

Se establecerá un horario para la sesión de presentación de los pósteres en las dos categorías (clínica e investigación). El primer autor deberá personarse en la sala y estar junto a su trabajo aclarando al público asistente y al jurado cuantas dudas y cuestiones le planteen.

La duración de la sesión estará en función del número de pósteres, pero no será superior a 3 horas. Durante ese tiempo, el autor deberá estar presente cerca de su trabajo.

Todos los pósteres serán presentados a la comisión evaluadora, en presentación oral de cinco minutos con cinco minutos de discusión con los evaluadores.

Para cada modalidad de póster (clínico e investigación) habrá un jurado especifico, formado por tres miembros, que valorará todos los trabajos mediante los formularios oficiales de calificación, tras realizar las correspondientes preguntas a los autores.

Finalizada la sesión se reunirán en privado y emitirán la evaluación final.

En caso de existir un gran número de pósteres, se establecerá más de una comisión evaluadora de esa modalidad. Para determinar el póster ganador, en el caso de existir dos o más comisiones, el póster con mayor puntuación de cada sesión competirá de nuevo ante todos los miembros del jurado de esa categoría.

El Presidente del jurado, el socio de más edad, comunicará directamente al Comité Científico, el fallo del jurado que será inapelable. Con posterioridad el informe quedará archivado en la sede de SEPES y podrá ser examinado por cualquier socio que lo demande.

Por tanto, se determinará el mejor trabajo en cada categoría: clínica e investigación. Éstos serán mantenidos en secreto hasta el acto publico en el que se darán a conocer los ganadores. También se dará una mención al segundo mejor póster de cada categoría.

Premios

La Sociedad Española de Prótesis y Estética concederán los siguientes premios:

  • Premio SEPES Junior: A la mejor comunicación oral presentada en español por un socio de SEPES menor de 30 años en categoría clínica o de investigación. El premio consistirá en una beca con una dotación económica valorada en 6.000 € para formación en un centro nacional o extranjero, a consensuar con la Junta Directiva; además de la opción de publicar el trabajo, previa revisión por parte del Comité Editorial, en la Revista Internacional de Prótesis Estomatológica y mención de haber obtenido el premio.

  • Premio a la Mejor Comunicación Oral Clínica: El premio consistirá en una dotación económica valorada en 1.000 €, además de la opción de publicar el trabajo, previa revisión por parte del Comité Editorial, en la Revista Internacional de Prótesis Estomatológica y mención de haber obtenido el premio.

  • Premio a la Mejor Comunicación Oral de Investigación: El premio consistirá en una dotación económica valorada en 1.000 €, además de la opción de publicar el trabajo, previa revisión por parte del Comité Editorial, en la Revista Internacional de Prótesis Estomatológica y mención de haber obtenido el premio.

  • Premio a la Mejor Comunicación Póster Clínico: El premio consistirá en una dotación económica valorada en 1.000 €, además de la opción de publicar el trabajo, previa revisión por parte del Comité Editorial, en la Revista Internacional de Prótesis Estomatológica y mención de haber obtenido el premio.

  • Premio a la Mejor Comunicación Póster de Investigación: El premio consistirá en una dotación económica valorada en 1.000 €, además de la opción de publicar el trabajo, previa revisión por parte del Comité Editorial, en la Revista Internacional de Prótesis Estomatológica y mención de haber obtenido el premio.

Aviso Legal

Publicación de comunicaciones

Mediante el envío, usted autoriza a la Sociedad Española de Prótesis Estomatológica y Estética (SEPES) el derecho de utilizar sus comunicaciones en cualquier formato tanto en la App como en la Web del Congreso.

Protección de datos

Los datos personales recogidos serán incorporados y tratados en un fichero inscrito en el Registro General de Protección de Datos de la Agencia Española de Protección de Datos. El responsable del fichero es la SEPES. El uso de los datos personales tendrá el carácter de confidencial y se utilizarán exclusivamente para la gestión de las comunicaciones realizadas por la entidad, por lo que no serán utilizados para otra finalidad. El interesado podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, cancelación y oposición por escrito ante la Sociedad Española Prótesis Estomatológica y Estética, Calle Rey Francisco 14 (5º derecha), 28008 Madrid o sepes@sepes.org. Su solicitud tendrá efecto desde su recepción y mientras no manifieste lo contrario.

El autor manifiesta que ha solicitado y ha obtenido el consentimiento expreso de imagen a las personas que aparecen en sus publicaciones. El consentimiento expreso incluye publicar dicha imagen del interesado en pósteres, página web y fotografías tomadas durante la presentación del congreso por la SEPES. La organización podrá requerir al autor de la publicación la autorización con el consentimiento expreso firmado por parte del afectado.

Puede consultar la información adicional, detallada y actualizada sobre la protección de datos personales en nuestra web. Le recomendamos que lea detenidamente nuestra política de privacidad, aviso legal y política de cookies para obtener toda la información legal.

Propiedad intelectual

SEPES se reserva todos los derechos de publicación y utilización total o parcial de las comunicaciones y/o pósteres enviados, por lo que el autor cede sus derechos de propiedad intelectual a SEPES. Esta cesión comprende los derechos de divulgación y publicación de su actividad científica y se consideran cedidos en exclusiva, gratuitamente y sin límite de tiempo, lengua ni zona geográfica.

La cesión se realiza en tales circunstancias dada la condición de la cesionaria de entidad científica, sin ánimo de lucro, y autorizándola a la difusión y transmisión de los resultados en cualquier tipo de soporte, sin limitación alguna.

Contacto

Para cualquier duda o consulta no deje de contactar con la Secretaría Técnica del Congreso (Meet & Forum):